Vos clients, surtout les entreprises et les administrations, vous demandent souvent une « pro forma » avant de payer. Voici ce qui distingue ce document d'une vraie facture.
La facture pro forma : une proposition
C'est un devis présenté comme une facture : produits, quantités, prix, TVA et date de validité. Elle sert au client à obtenir un accord, un budget ou un bon de commande. Elle n'a pas de valeur comptable : elle ne prouve aucune vente et ne se paie pas en tant que telle.
La facture : la preuve de la vente
Elle est émise quand la vente a lieu. Elle porte un numéro unique qui se suit, la date, vos coordonnées et votre NINEA, celles du client, le détail des produits, le montant HT, la TVA et le TTC. Elle entre dans votre comptabilité et dans votre déclaration de TVA.
Quand utiliser l'une ou l'autre
Le client hésite, compare ou doit faire valider l'achat : envoyez une pro forma avec une date de validité. Le client achète et paie, ou part avec la marchandise à crédit : émettez une facture.
Le piège à éviter
Ne pas transformer une pro forma en facture « à la main » en changeant juste le titre : la numérotation des factures doit rester continue, et les prix peuvent avoir changé depuis. Refaites la facture à partir de la pro forma, au moment de la vente.
Avec Barkeel
Vous créez la pro forma en quelques secondes, l'envoyez en PDF par WhatsApp, et quand le client accepte, vous la transformez en vente en un clic : la facture est numérotée automatiquement et le stock se met à jour.